General Privacy Notice

General information on the processing of personal data by Hengeler Mueller

The purpose of this notice is to inform you about the processing of your personal data by Hengeler Mueller Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB ("Hengeler Mueller" or the "law firm"). This information notice is intended for any natural person (in particular, representatives, contact persons or employees of our clients or other business partners as well as guests whom we have the pleasure of welcoming at our events) with whom we have (or will imminently have) an attorney-client relationship, or a contract, service or business relationship or any other relationship of communication.

We take the confidentiality and the protection of your personal data very seriously. Therefore, we process your personal data only to the extent permissible under statutory provisions, in particular, under the EU General Data Protection Regulation ("GDPR") and the German Federal Data Protection Act (Bundesdatenschutzgesetz).

If you have any questions about this information notice or our policies regarding the processing of your personal data, you can always address any of the contact details below.

I. Responsibilities and contact details

The data controller, i.e., the person responsible for processing your personal data is:

Hengeler Mueller
Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Behrenstrasse 42
10117 Berlin
Germany

You can find a list of all offices here

If you instructed one of our lawyers based in Berlin or Frankfurt in his/her capacity as notary, the data controller is the respective notary. You can find a list of our lawyers who are registered as notaries here.

Our data protection officer who has been appointed for our lawyers and notaries is available by email at: datenschutzbeauftragter@hengeler.com

or by mail to:

Hengeler Mueller
Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Datenschutzbeauftragte (Data Protection Officer)
Benrather Strasse 18-20
40213 Düsseldorf
Germany

Telephone: +49 211 8304 405

II.      Processing of your personal data

Subject matter of our data processing are your contact details as well as, if applicable, other personal data required for the provision of our services or our communication with you (e.g. information that (i) is typically found in legal documents (contracts, legal briefs, etc.) and/or public registers, e.g. land register, commercial register and register of associations, (ii) was the content of our correspondence with you, or (iii) relates to your legal relationships with your employer or third parties, such as HR data, file or case numbers, or loan reference numbers or the account numbers kept with credit institutions.
If you have not provided us with your personal data yourself, we either received such data from our clients, business partners, service providers or cooperation partners for which you act as representative or employee, as the case may be, or via which you are being invited to our events, or we collected the data from publicly available sources, including, without limitation, company websites, event lists of participants or industry directories.

We process your personal data to the extent that this is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by Hengeler Mueller (Art. 6 (1) lit. f GDPR), in particular,

  • in order to enter into or execute engagement letters, instructions of our notaries, contracts and other business relationships (including the processing of purchase orders, deliveries or payments) or in order to prepare or reply to quotation requests and to determine the conditions of the contractual relationship, namely with our clients, business partners, service providers or cooperation partners for whom you act as representative or employee, as the case may be;
  • for internal administrative purposes of the law firm (e.g., for accounting purposes, Knowledge Management);
  • in order to conduct anti-terrorism and sanctions lists screenings, if applicable;
  • in order to conduct court and administrative proceedings and/or for purposes of asserting/exercising, as well as defending against, legal claims in Germany and abroad, and to also, inter alia, exercise legal professional privilege as well as to ensure other special rights of confidentiality;
  • in order to provide you – to the extent relevant for your business activity – with our client information, such as newsletters informing about current legal topics or events organized by our law firm;
  • for any other communication purposes;
  • in order to ensure IT security and IT operations at our law firm;
  • in order to engage service providers (e.g., external IT service providers) who support our business processes;
  • in order to prevent criminal offences and conduct compliance investigations in individual cases and the associated (also electronic) review of correspondence and documentation;
  • in order to plan and conduct events to which you are invited, as well as to register for such events on our website and also report on these events on our intranet site, which can entail the publication of photo and video material (in which you can be identified) on our intranet site.

Moreover, personal data is processed in order to perform contracts entered into or to fulfil orders placed by individuals (natural persons) with whom we have business relationships (Art. 6 (1) lit. b GDPR).

If you choose not to provide us with your personal data, we are unable to perform the contractual relationship and/or cannot fulfil the above stated communication purposes.

In addition, we are in part required by law to process personal data (Art. 6 (1) lit. c) GDPR). For example, pursuant to the provisions of the German Anti-Money Laundering Act (Geldwäschegesetz, "GWG"), we are obliged to identify our clients and, hence, need you to provide us with the necessary information (Sec. 11 (6) sentence 1 GWG). According to Sec. 50 of the German Federal Lawyers' Act (Bundesrechtsanwaltsordnung), we are obliged under professional law (Berufsrecht) to keep and manage attorneys' reference files; to this purpose, we may use electronic data processing. 

Data are processed in connection with the services provided by our notaries on the basis of Art. 6 (1) lit. e) GDPR to extent that the data processing is necessary to fulfil the tasks that have been entrusted to our notaries in the public interest.

III.     Confidentiality and erasure of your personal data

Each of our employees as well as all staff members of third-party service providers who have access to personal data are obliged to treat such data confidentially.

We will delete your personal data after termination of our attorney-client, contract or service relationship or our contact if the storage is not necessary for the fulfilment of our (post) contractual obligations or the legitimate interests cited in this data protection notice anymore and if there are no statutory retention obligations. If there are statutory retention obligations we will restrict the processing of the data.

IV.     Disclosure of your personal data

We will transmit your personal data only on the basis of (and in accordance with) the statutory provisions or if and to the extent that you have consented to such transmission in the individual case.

To the extent required for the purposes outlined under II. above, your personal data may be disclosed to service providers within and outside the European Economic Area (EEA) who perform specific services for us such as, for example, IT services (processors). We will commit the service providers to secrecy; the service providers will process personal data only in accordance with our instruction.

In the course of our law firm's usual work processes and for the purposes specified under II. above, it is possible that we disclose your data to third parties within and outside the EEA, for example to our business partners or to law firms with whom we work together on a client matter, to translators, opponents or to other third parties.

In addition, we can – to the extent legally permissible – disclose your data to authorities (such as social security institutions, tax authorities or law enforcement agencies), public registers and domestic and foreign courts in order to comply with statutory duties or in order to act in the interests of our law firm. This may include foreign authorities and courts.

Countries located outside the EEA may not have data protection laws and regulations comparable to the ones applicable in the EU. To the extent that no statutory level of security comparable to the European data protection laws exists in such countries, we will adopt appropriate measures to ensure that your personal data will be adequately protected in these countries. In particular, we may apply the standard contractual clauses published by the European Commission. You may contact our data protection officer for further information, and, in particular, request inspection of the contracts concluded.

V.      Your rights

Subject to the statutory requirements, the fulfilment of which must be assessed on a case-by-case basis, you have the right to receive information about your personal data, to require rectification or erasure of your personal data or the restriction of the processing and to receive your personal data in a structured, commonly used and machine readable format (data portability).

Subject to the statutory requirements, the fulfilment of which must be assessed on a case-by-case basis, you also have the right to object to the processing of your personal data.

To the extent that we process your personal data in order to inform you about our advisory services and current developments to the extent this is relevant for your business activity, you can object to a processing of your personal data at any given time and without stating any reasons.

Further, you are entitled to lodge a complaint with a supervisory authority regarding the processing of your personal data.

 

VI.      Changes to this information

This notice is the version of October 2019 and is currently applicable.

In the event our activities and/or our services change or as a result of amended statutory and/or administrative provisions, it may become necessary to amend this notice. The most recent and applicable version of this notice can be accessed, saved and printed at any time via our website.

Allgemein

Mit diesem Schreiben informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Hengeler Mueller Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB („Hengeler Mueller“ oder die „Sozietät“). Dieses Informationsschreiben richtet sich an jede natürliche Person, insbesondere Vertreter, Ansprechpartner oder Mitarbeiter von Mandanten, Gegenparteien, Verfahrensbeteiligten, Gerichten, Behörden oder sonstigen Geschäftspartnern, mit der wir in einer (auch sich anbahnenden) Mandats-, Auftrags- bzw. Geschäfts- oder sonstigen Kommunikationsbeziehung stehen, sowie Gäste, die wir auf unseren Veranstaltungen willkommen heißen dürfen.

Wir nehmen die Vertraulichkeit und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten daher nur, soweit dies auf der Grundlage gesetzlicher Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO”) und des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“), zulässig ist.

Bei Fragen zu diesem Informationsschreiben oder zu unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an eine der unten genannten Kontaktadressen wenden.

Zuständigkeiten und Kontaktdaten

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Datenverantwortlicher) ist:

Hengeler Mueller
Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Behrenstraße 42
10117 Berlin
Deutschland

Eine Liste der Standorte finden Sie hier 

Soweit Sie einen unserer Berliner oder Frankfurter Anwälte in seiner Eigenschaft als Notar beauftragt haben, ist Datenverantwortlicher der jeweilige Notar. Eine Liste unserer als Notare zugelassenen Anwälte finden Sie hier

Unsere Datenschutzbeauftragte, die sowohl für die Tätigkeit unserer Anwälte als auch unserer Notare bestellt wurde, erreichen Sie unter folgender E-Mail-Adresse: datenschutzbeauftragter@hengeler.com

oder postalisch unter:

Hengeler Mueller
Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB  
Datenschutzbeauftragte
Benrather Straße 18-20
40213 Düsseldorf
Germany

Telefon: +49 211 8304 405

Art und Herkunft der verarbeiteten Daten

Je nach Mandats- bzw. Geschäftsbeziehung verarbeiten wir verschiedene Arten personenbezogener Daten. Im Regelfall handelt es sich dabei um

  • Identitätsdaten (z.B. Name, Geburtsdatum, Daten, die in Personalausweisen und sonstigen Identifikationsdokumenten enthalten sind);
  • Kontaktdaten (z.B. Adresse, E-Mail, Telefonnummer) und
  • Mandatsdaten (z.B. Informationen, die (i) typischerweise in juristischen Dokumenten wie Verträgen oder Schriftsätzen und/oder öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern, enthalten sind, (ii) Gegenstand unserer Korrespondenz mit Ihnen oder mit unseren Mandanten, Gegenparteien, Verfahrensbeteiligten, Gerichten, Behörden oder sonstigen Geschäftspartnern waren, oder (iii) Ihre Rechtsbeziehungen mit Ihrem Arbeitgeber oder Dritten, wie z. B. Personaldaten, Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten, berühren.
  • Sofern dies Gegenstand unserer Beratung oder unserer sonstigen Kommunikationsbeziehung mit Ihnen ist, verarbeiten wir auch besondere Kategorien personenbezogener Daten, z. B. Gesundheitsdaten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO) oder Daten in Bezug auf strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängenden Sicherungsmaßregeln (Art. 10 DSGVO).
  • Sonstige Kommunikationsdaten (z.B. Daten, die Gegenstand unserer Korrespondenz und Kommunikation (mündlich/schriftlich, elektronisch (E-Mail / Chat)) mit Ihnen sind).

Soweit Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht selbst zur Verfügung gestellt haben, haben wir diese von unseren Mandanten, Geschäftspartnern, Dienstleistern oder Kooperationspartnern, für die Sie ggf. als Vertreter oder Mitarbeiter tätig sind oder über die Sie zu unseren Veranstaltungen eingeladen werden, erhalten oder die Daten Quellen wie insbesondere Webseiten von Unternehmen, Teilnehmerlisten von Veranstaltungen oder Branchenverzeichnissen entnommen.

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Wahrung der berechtigten Interessen von Hengeler Mueller (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erforderlich ist, insbesondere

  • zum Abschluss oder zur Durchführung von Mandatsvereinbarungen, Aufträgen an unsere Notare, Verträgen und anderen Geschäftsbeziehungen (einschließlich zur Abwicklung von Kaufaufträgen, Lieferungen oder Zahlungen) oder zur Erstellung oder Beantwortung von Angebotsanfragen und zur Festlegung der Bedingungen des Vertragsverhältnisses, und zwar mit unseren Mandanten, Geschäftspartnern, Dienstleistern oder Kooperationspartnern, für die Sie ggf. als Vertreter oder Mitarbeiter tätig sind;
  • für interne Verwaltungszwecke der Sozietät (z. B. für die Buchhaltung, Knowledge Management);
  • ggf. zur Durchführung von Antiterror- und Sanktionslistenscreenings; 
  • zum Führen von Gerichts- und Behördenverfahren und/oder zum Zwecke der Geltendmachung/Ausübung von sowie Verteidigung gegen Rechtsansprüche(n) im In- und Ausland, u.a. auch zur Wahrnehmung berufsrechtlicher Privilegien sowie zur Sicherstellung sonstiger besonderer Vertraulichkeitsrechte;
  • um Ihnen im für Ihre Geschäftstätigkeit relevanten Umfang unseren Mandanteninformationen wie etwa Newsletter mit Hinweisen auf aktuelle rechtliche Themen oder Kanzleiveranstaltungen zuzusenden;
  • zu sonstigen Kommunikationszwecken; 
  • um die IT-Sicherheit und den IT-Betrieb unserer Kanzlei sicherzustellen;
  • zum Einsatz von Dienstleistern (z.B. externen IT-Dienstleistern), die unsere Geschäftsprozesse unterstützen;
  • um Straftaten vorzubeugen und im Einzelfall Compliance-Untersuchungen und die damit verbundene (auch elektronische) Durchsicht von Korrespondenz und Unterlagen durchzuführen;
  • zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen, zu denen Sie eingeladen sind, einschließlich der Anmeldung auf unserer Webseite und der Berichterstattung über diese Veranstaltungen in unserem Intranet, was die Veröffentlichung von Bild- und Videomaterial im Intranet, auf dem Sie abgebildet sind, beinhalten kann.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt darüber hinaus zur Erfüllung von Verträgen mit oder Aufträgen durch Einzelpersonen (natürliche Personen), mit denen wir in Geschäftsbeziehungen stehen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). 

Stellen Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht bereit, können wir das Vertragsverhältnis nicht durchführen bzw. die oben genannten Kommunikationszwecke nicht erfüllen.

  • Die Datenverarbeitung ist uns außerdem zum Teil gesetzlich vorgeschrieben (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO). So sind wir z.B. nach den Bestimmungen des Geldwäschegesetzes dazu verpflichtet, unsere Mandanten zu identifizieren, und benötigen die dafür erforderlichen Informationen von Ihnen (§ 11 Abs. 6 Satz 1 GWG). Nach § 50 BRAO sind wir berufsrechtlich zur Führung von anwaltlichen Handakten verpflichtet und können uns dazu der elektronischen Datenverarbeitung bedienen.
  • Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Tätigkeit unserer Notare erfolgt zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO, soweit die Datenverarbeitung erforderlich ist, um die unseren Notaren übertragenen Aufgaben im öffentlichen Interesse wahrnehmen können.
     
Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

An Dritte übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur auf Grundlage gesetzlicher Regelungen oder soweit Sie im Einzelfall Ihre Einwilligung erteilt haben.

Ihre personenbezogenen Daten können, soweit für die oben genannten Zwecke erforderlich, an externe Dienstleister innerhalb und außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) weitergegeben werden. Wir setzen im Zuge unserer Tätigkeit unter anderem auch Cloud-basierte IT-Lösungen von Drittanbietern ein (z.B. Microsoft Office365). Insbesondere nutzen wir (Cloud-basierte) Dienste zur Dokumentenverwaltung, Zusammenarbeit und Automatisierung oder Analyse von Dokumenten sowie externe (Cloud-)Anbieter von Mailservern, E-Discovery-Plattformen, Datenräumen oder künstlicher Intelligenz.

Die Dienstleister werden von uns sorgfältig ausgewählt und unter Einhaltung datenschutz- sowie berufsrechtlicher Vorschriften beauftragt.

Im Rahmen des gewöhnlichen Kanzleiablaufs und für die oben genannten Zwecke kann es zudem vorkommen, dass wir Ihre Daten an weitere Dritte innerhalb und außerhalb des EWR wie Geschäftspartner oder Kanzleien, mit denen wir im Rahmen eines Mandats zusammenarbeiten, Übersetzer, Gegner und sonstige Dritte weitergeben.

Darüber hinaus können wir, soweit rechtlich zulässig, Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder im Kanzleiinteresse an Behörden (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden), öffentliche Register und Gerichte im In- und Ausland übermitteln. Dies können auch ausländische Behörden und Gerichte sein.

Drittstaatentransfers

Als international tätige Sozietät teilen wir die von uns verarbeiteten Daten mit Empfängern (Dienstleistern oder sonstigen Dritten), die ggf. ihren Sitz in Ländern außerhalb des EWR haben. Soweit in diesen Ländern kein dem europäischen Datenschutzrecht vergleichbares gesetzliches Schutzniveau besteht, werden wir im Falle einer Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in diese Länder Vorkehrungen treffen, um den angemessenen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten in diesen Ländern sicherzustellen. Insbesondere stehen uns hierfür die von der Europäischen Kommission veröffentlichten Standardvertragsklauseln zur Verfügung. Weitere Informationen können Sie von unseren Datenschutzbeauftragten erhalten und dort insbesondere auch die abgeschlossenen Verträge zur Einsicht anfragen.

Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Jeder unserer Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln und diese entsprechend zu schützen. Außerdem haben wir verschiedene technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, um Ihre Daten sicher zu verarbeiten.

Insbesondere die Kommunikation per E-Mail birgt jedoch Risiken wie die verzögerte oder unterbliebene Zustellung, Übertragung an andere Personen als den Empfänger, Datenverlust oder -beschädigung, Abfangen, Änderung oder sonstige Manipulationen durch Dritte. Zudem können über E-Mails trotz der von uns verwendeten Anti-Viren-Software Viren und ähnliche Schadprogramme übertragen werden. Mobile Telekommunikationsmittel und sonstige Kommunikation über das Internet wie z.B. Videokonferenzen bergen vergleichbare Risiken, insbesondere im Hinblick auf den unerlaubten Zugriff Dritter.

Im Hinblick auf die Nutzung von Cloud-basierten IT-Anwendungen kann nicht ausgeschlossen werden, dass Dritte (insbesondere U.S.-Behörden) offen oder verdeckt Einsicht in Ihre Daten nehmen. Auch ein Verlust Ihrer Daten oder deren Beschädigung kann bei Cloud-basierten Diensten trotz Anwendung der gebotenen Sorgfalt und der Beachtung der jeweils aktuellen technischen Standards nicht ausgeschlossen werden.

Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir löschen die personenbezogenen Daten nach Beendigung des Mandats-, Auftrags- oder Vertragsverhältnisses oder unseres Kontakts, wenn die Speicherung nicht mehr zur Erfüllung unserer (nach)vertraglichen Pflichten oder der in dieser Datenschutzerklärung genannten berechtigten Interessen erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, schränken wir die Verarbeitung der Daten ein.

Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Sie das Recht, Informationen über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen und Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Datenübertragbarkeit) zu erhalten.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Sie auch das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Sie im für Ihre Geschäftstätigkeit relevanten Umfang über unsere Beratungstätigkeit sowie über aktuelle Entwicklungen zu informieren, können sie einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Des Weiteren haben Sie in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten das Recht, sich mit Beschwerden an eine Aufsichtsbehörde zu wenden.

Änderungen dieser Information

Dieses Informationsschreiben ist aktuell gültig und hat den Stand Juli 2021.

Durch die Veränderung unserer Tätigkeit und/oder unserer Dienste oder aufgrund geänderter gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, dieses Informationsschreiben zu ändern. Das jeweils aktuelle Informationsschreiben können Sie jederzeit auf unserer Website abrufen, speichern und ausdrucken.