Allgemeine Information über die Verarbeitung personen­bezogener Daten durch Hengeler Mueller

Mit diesem Schreiben informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Hengeler Mueller Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB („Hengeler Mueller“ oder die „Sozietät“). Dieses Informationsschreiben richtet sich an jede natürliche Person (insbesondere Vertreter, Ansprechpartner oder Mitarbeiter unserer Mandanten oder sonstigen Geschäftspartner sowie Gäste, die wir auf unseren Veranstaltungen willkommen heißen dürfen), mit der wir in einer (auch sich anbahnenden) Mandats-, Auftrags- bzw. Geschäftsbeziehung oder sonstigen Kommunikationsbeziehung stehen.

Wir nehmen die Vertraulichkeit und den Schutz Ihrer personen­bezogenen Daten sehr ernst. Wir verarbeiten Ihre personen­bezogenen Daten daher nur, soweit dies auf der Grundlage gesetzlicher Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutz-Grund­verordnung („DS-GVO”) und des Bundes­daten­schutz­gesetzes („BDSG“), zulässig ist.

Bei Fragen zu diesem Informations­schreiben oder zu unserem Umgang mit Ihren personen­bezogenen Daten können Sie sich jederzeit an eine der unten genannten Kontakt­adressen wenden.

I. Zuständigkeiten und Kontaktdaten

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personen­bezogenen Daten (Datenver­antwortlicher) ist:
Hengeler Mueller
Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Behrenstraße 42
10117 Berlin
Deutschland

Eine Liste der Standorte finden Sie hier.

Soweit Sie einen unserer Berliner oder Frankfurter Anwälte in seiner Eigenschaft als Notar beauftragt haben, ist Daten­verant­wortlicher der jeweilige Notar. Eine Liste unserer als Notare zugelassenen Anwälte finden Sie hier.

Unsere Datenschutzbeauftragte, die sowohl für die Tätigkeit unserer Anwälte als auch unserer Notare bestellt wurde, erreichen Sie unter folgender E-Mail-Adresse: datenschutzbeauftragter@hengeler.com
oder postalisch unter:
Hengeler Mueller Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB
Datenschutzbeauftragte
Benrather Straße 18-20
40213 Düsseldorf
Germany
Telefon: +49 211 8304 405 

II. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Gegenstand der Datenverarbeitung durch uns sind Ihre Kontaktdaten sowie ggf. weitere, für unsere Leistungserbringung oder unsere Kommunikation mit Ihnen erforderliche personenbezogene Daten (z.B. Informationen, die (i) typischerweise in juristischen Dokumenten (Verträgen, Schriftsätzen usw.) und/oder öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern, enthalten sind, (ii) Gegenstand unserer Korrespondenz mit Ihnen waren, oder (iii) Ihre Rechtsbeziehungen mit Ihrem Arbeitgeber oder Dritten, wie z. B. Personaldaten, Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten, berühren.

Soweit Sie uns Ihre personenbezogenen Daten nicht selbst zur Verfügung gestellt haben, haben wir diese von unseren Mandanten, Geschäftspartnern, Dienstleistern oder Kooperationspartnern, für die Sie ggf. als Vertreter oder Mitarbeiter tätig sind oder über die Sie zu unseren Veranstaltungen eingeladen werden, erhalten oder die Daten öffentlich zugänglichen Quellen wie insbesondere Webseiten von Unternehmen, Teilnehmerlisten von Veranstaltungen oder Branchenverzeichnissen entnommen.

Wir verarbeiten Ihre personen­bezogenen Daten, soweit dies zur Wahrung der berechtigten Interessen von Hengeler Mueller (Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO) erforderlich ist, insbesondere

  • zum Abschluss oder zur Durchführung von Mandatsvereinbarungen, Aufträgen an unsere Notare, Verträgen und anderen Geschäftsbeziehungen (einschließlich zur Abwicklung von Kaufaufträgen, Lieferungen oder Zahlungen) oder zur Erstellung oder Beantwortung von Angebotsanfragen und zur Festlegung der Bedingungen des Vertragsverhältnisses, und zwar mit unseren Mandanten, Geschäftspartnern, Dienstleistern oder Kooperationspartnern, für die Sie ggf. als Vertreter oder Mitarbeiter tätig sind;
  • für interne Verwaltungszwecke der Sozietät (z. B. für die Buchhaltung, Knowledge Management);
  • ggf. zur Durchführung von Antiterror- und Sanktionslistenscreenings;
  • zum Führen von Gerichts- und Behördenverfahren und/oder zum Zwecke der Geltendmachung/Ausübung von sowie Verteidigung gegen Rechtsansprüche(n) im In- und Ausland, u.a. auch zur Wahrnehmung berufsrechtlicher Privilegien sowie zur Sicherstellung sonstiger besonderer Vertraulichkeitsrechte;
  • um Ihnen im für Ihre Geschäftstätigkeit relevanten Umfang unseren Mandanteninformationen wie etwa Newsletter mit Hinweisen auf aktuelle rechtliche Themen oder Kanzleiveranstaltungen zuzusenden;
  • zu sonstigen Kommunikationszwecken;
  • um die IT-Sicherheit und den IT-Betrieb unserer Kanzlei sicherzustellen;
  • zum Einsatz von Dienstleistern (z.B. externen IT-Dienstleistern), die unsere Geschäftsprozesse unterstützen;
  • um Straftaten vorzubeugen und im Einzelfall Compliance-Untersuchungen und die damit verbundene (auch elektronische) Durchsicht von Korrespondenz und Unterlagen durchzuführen;
  • zur Planung und Durchführung von Veranstaltungen, zu denen Sie eingeladen sind, einschließlich der Berichterstattung über diese Veranstaltungen in unserem Intranet, was die Veröffentlichung von Bild- und Videomaterial im Intranet, auf dem Sie abgebildet sind, beinhalten kann.

Die Verarbeitung personen­bezogener Daten erfolgt darüber hinaus zur Erfüllung von Verträgen mit oder Aufträgen durch Einzelpersonen (natürliche Personen), mit denen wir in Geschäfts­beziehungen stehen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO).

Stellen Sie uns Ihre personen­bezogenen Daten nicht bereit, können wir das Vertrags­verhältnis nicht durchführen bzw. die oben genannten Kommunikations­zwecke nicht erfüllen.

Die Datenverarbeitung ist uns außerdem zum Teil gesetzlich vorgeschrieben (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO). So sind wir z.B. nach den Bestimmungen des Geldwäsche­gesetzes dazu verpflichtet, unsere Mandanten zu identifizieren, und benötigen die dafür erforderlichen Informationen von Ihnen (§ 11 Abs. 6 Satz 1 GWG). Nach § 50 BRAO sind wir berufsrechtlich zur Führung von anwaltlichen Handakten verpflichtet und können uns dazu der elektronischen Daten­verarbeitung bedienen.

Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Tätigkeit unserer Notare erfolgt zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DS-GVO, soweit die Datenverarbeitung erforderlich ist, um die unseren Notaren übertragenen Aufgaben im öffentlichen Interesse wahrnehmen können.

III. Vertraulichkeit und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Jeder unserer Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personen­bezogene Daten haben, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Wir löschen die personenbezogenen Daten nach Beendigung des Mandats-, Auftrags- oder Vertrags­verhältnisses oder unseres Kontakts, wenn die Speicherung nicht mehr zur Erfüllung unserer (nach)vertraglichen Pflichten oder der in dieser Daten­schutz­erklärung genannten berechtigten Interessen erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungs­pflichten bestehen. Sofern gesetzliche Aufbewahrungs­pflichten bestehen, schränken wir die Verarbeitung der Daten ein. 

IV. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

An Dritte übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur auf Grundlage der gesetzli-chen Regelungen oder soweit Sie im Einzelfall Ihre Einwilligung erteilt haben.

Ihre personenbezogenen Daten können, soweit für die unter Punkt II. genannten Zwecke erforderlich, an Auftragnehmer innerhalb und außerhalb des Europäischen Wirtschafts-raums (EWR), die für uns bestimmte Dienstleistungen wie IT-Dienstleistungen erbringen (Auftragsverarbeiter), weitergegeben werden. Die Auftragnehmer werden von uns zur Ver-schwiegenheit verpflichtet und verarbeiten personenbezogene Daten nur nach unserer Wei-sung.

Im Rahmen des gewöhnlichen Kanzleiablaufs und für die unter Punkt II. genannten Zwe-cke kann es zudem vorkommen, dass wir Ihre Daten an Dritte innerhalb und außerhalb des EWR, z.B. an unsere Geschäftspartner oder Kanzleien, mit denen wir im Rahmen eines Mandats zusammenarbeiten, Übersetzer, Gegner und sonstige Dritte weitergeben.

Darüber hinaus können wir, soweit rechtlich zulässig, Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder im Kanzleiinteresse an Behörden (z.B. Sozialversi-cherungsträger, Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden), öffentliche Register und Gerichte im In- und Ausland übermitteln. Dies können auch ausländische Behörden und Gerichte sein.

In Ländern außerhalb des EWR gelten möglicherweise andere Datenschutzvorschriften als in der EU. Soweit in diesen Ländern kein dem europäischen Datenschutzrecht vergleichba-res gesetzliches Schutzniveau besteht, werden wir im Falle einer Übermittlung Ihrer perso-nenbezogenen Daten in diese Länder Vorkehrungen treffen, um den angemessenen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten in diesen Ländern sicherzustellen. Insbesondere stehen uns hierfür die von der Europäischen Kommission veröffentlichten Standardvertragsklauseln zur Verfügung. Weitere Informationen können Sie von unseren Datenschutzbeauftragten erhalten und dort insbesondere auch die abgeschlossenen Verträge zur Einsicht anfragen.
 

V. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Sie das Recht, Informationen über Ihre personen­bezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung Ihrer personen­bezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen und Ihre personen­bezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinen­lesbaren Format (Daten­übertrag­barkeit) zu erhalten.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen, deren Vorliegen im Einzelfall zu prüfen ist, haben Sie auch das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personen­bezogenen Daten einzulegen.

Soweit wir Ihre personen­bezogenen Daten verarbeiten, um Sie im für Ihre Geschäfts­tätigkeit relevanten Umfang über unsere Beratungs­tätigkeit sowie über aktuelle Entwicklungen zu informieren, können sie einer Verarbeitung Ihrer personen­bezogenen Daten jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Des Weiteren haben Sie in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personen­bezogenen Daten das Recht, sich mit Beschwerden an eine Aufsichts­behörde zu wenden.

VI. Änderungen dieser Information

Dieses Informationsschreiben ist aktuell gültig und hat den Stand Juni 2019.

Durch die Veränderung unserer Tätigkeit und/oder unserer Dienste oder aufgrund geänder-ter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, dieses Informati-onsschreiben zu ändern. Das jeweils aktuelle Informationsschreiben können Sie jederzeit auf unserer Website abrufen, speichern und ausdrucken